У мене була така сама проблема, поки ми не перейшли на програму для логістики https://www.4logist.com/ua. Там заявки можна створювати прямо в системі — у кілька кліків. Кожна має свій номер, статус і відповідального менеджера. Плюс, якщо клієнт пише з сайту або на пошту, дані можна одразу додати в систему, без копіювання в Excel. Усі бачать актуальні замовлення, тому дублювання зникає. Найзручніше — можна оновлювати заявку навіть із телефона. Після цього наш хаос зник буквально за тиждень.